Bases y tarifas de retención en la fuente
La base y la tarifa de retención no se eligen por el total de la factura. Primero se identifica el concepto, el beneficiario y la fecha; después se revisa si hay base mínima en UVT, se calcula la base procedente y se aplica la tarifa vigente.
La base nace del concepto
Una retención correcta empieza por clasificar el pago. “Factura de servicios” no es suficiente: puede ser servicio general, honorario, comisión, arrendamiento, transporte, compra de bienes o un concepto con tarifa especial. La base mínima y el porcentaje se encuentran en reglas diferentes del Estatuto Tributario y del reglamento.
La DIAN recomienda revisar sus conceptos y el Normograma. En 2026 se debe tener presente el Comunicado 070, que informó una suspensión provisional y el restablecimiento de bases y tarifas anteriores desde el 8 de mayo para los artículos afectados.
Las capas del cálculo
| Capa | Pregunta | Resultado |
|---|---|---|
| Hecho | ¿Qué se pagó? | Concepto tributario |
| Sujeto | ¿Quién paga y quién recibe? | Calidad del agente y beneficiario |
| Cuantía | ¿Se supera la base mínima? | Sí, no o base especial |
| Base | ¿Qué parte del pago se somete? | Valor depurado o bruto según norma |
| Tarifa | ¿Qué porcentaje o tabla aplica? | Retención calculada |
| Soporte | ¿Qué documento se entrega? | Certificado y conciliación |
Saltarse una capa produce errores incluso cuando la multiplicación es perfecta.
Bases mínimas en UVT
Muchas bases se expresan en UVT. Para convertirlas se multiplica por la UVT del año que ordene la norma y se aproxima al valor operativo. La calculadora de UVT permite hacer la conversión; la de retención solo multiplica una base y una tarifa que usted ya confirmó, por lo que no compara el pago con el umbral.
No todas las bases son iguales: algunas se miden por pago individual, otras por acumulado, y algunas no tienen mínimo. Si una compra está justo en el límite, conserve el valor sin redondear y revise cómo la norma define la cuantía. Un redondeo prematuro puede convertir un pago no sujeto en uno sujeto o al contrario.
Beneficiario y tarifas
La misma operación puede tener una tarifa distinta si el beneficiario es persona natural, jurídica, declarante, no declarante, residente o no residente. En salarios, la tabla progresiva se aplica sobre la base depurada; en servicios y compras se consultan porcentajes y condiciones específicas. No use el porcentaje de un proveedor anterior para otro sin verificar la calidad tributaria.
Si el proveedor presenta una certificación de no declarante o un régimen especial, archívela con el contrato. Una declaración verbal no basta para cambiar una tarifa. Cuando el concepto no está claro, pida al proveedor una descripción más precisa y compare con la norma.
Ejemplo de decisión
Suponga una factura por $3.000.000. Antes de aplicar una tasa, pregunte:
- ¿Es compra de un bien o pago por un servicio?
- Si es servicio, ¿es general, profesional, técnico o un honorario?
- ¿El receptor es persona natural o jurídica y qué condición tiene?
- ¿La base mínima se mide por operación o acumulado?
- ¿La fecha cae antes o después del cambio comunicado el 8 de mayo de 2026?
Solo después puede calcularse la retención. Si se tratara hipotéticamente de una tarifa del 4 %, el valor sería $120.000; ese número es una ilustración, no una respuesta para todos los servicios.
Bases laborales: otra lógica
La retención sobre salarios no toma la factura ni la base mínima de compras. Se depura el pago laboral, se restan aportes y conceptos permitidos con límites, se convierte la base a UVT y se aplica el artículo 383. La guía de salarios muestra por qué el salario bruto no es igual a la base de retención.
Confundir un honorario con un salario puede afectar retención, seguridad social y contrato. El documento comercial no cambia la realidad de la relación; si hay subordinación, consulte la clasificación completa.
Control de pagos acumulados
Lleve un registro por proveedor y concepto. Un pago dividido en varias facturas no necesariamente evita la base mínima si la norma exige acumularlo o si existe unidad económica. Registre fecha, número de documento, valor, retención y certificación.
Para una empresa, la matriz debe incluir una columna de norma y fecha de vigencia. Después de la suspensión de mayo de 2026, una matriz sin fecha puede mezclar tarifas antiguas y nuevas.
Matriz mínima de retención
Qué hacer con una factura dudosa
No descuente una retención solo para que el neto coincida con un presupuesto. Pida aclaración, documente la decisión y, si es material, consulte a un profesional. Si el pago ya se hizo, compare el certificado y solicite corrección antes de presentar la declaración.
La herramienta de Cifra Clara no identifica el concepto ni decide la tarifa: recibe la base y el porcentaje que usted confirme y muestra la multiplicación. Si faltan esos datos, no fuerce el resultado. El contenido no reemplaza un concepto oficial.
Preguntas frecuentes
¿La base es el total de la factura?
No siempre. Depende del concepto y de lo que la norma incluya o excluya de la base.
¿Qué pasa si no se supera la base mínima?
En los conceptos con umbral, puede no haber retención, pero debe documentarse cómo se comparó la cuantía.
¿La tarifa de servicios sirve para honorarios?
No necesariamente. Son conceptos diferentes, aunque el proveedor los describa de forma parecida.
¿La UVT 2026 sirve para un pago de 2025?
Solo si la norma lo ordena. Revise la tabla 2025.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la base mínima de retención?
¿La tarifa se aplica sobre el IVA?
¿Qué UVT uso para la base?
¿Qué hago si no sé el concepto?
Fuentes y verificación
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Portal institucional DIAN, verificada 2026-08-19.
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Normograma DIAN, verificada 2026-08-19.
Información contrastada con las fuentes indicadas. Si detecta un cambio, avísenos.